Державна політика у сфері збереження нотаріальних архівів в умовах воєнного стану

Анотація

Ведення бойових дій на території України призвело до виникнення низки питань, які не були врегульовані або врегульовані без розуміння особливостей воєнного стану, зокрема, у сфері збереження документів нотаріального діловодства та архіву державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватних нотаріусів.
У статті проаналізовано деякі проблемні аспекти, пов’язані із нормативним врегулюванням здійснення заходів у сфері збереження нотаріальних архівів, у тому числі судова практика.
Питання збереження документів, які зберігаються в державних нотаріальних конторах та державних нотаріальних архівах наразі є у своїй більшості врегульованими, чого не можна сказати про збереження документів нотаріального діловодства та архіву, які знаходяться в користуванні та володінні приватних нотаріусів. Саме нотаріус зобов’язаний дбати про збереження документів нотаріального діловодства та архіву, запобігаючи їх пошкодженню чи знищенню, однак в умовах воєнного стану та ведення бойових дій наразі відсутня реальна можливість приватному нотаріусу, не порушивши так чи інакше вимоги законодавства, вивезти свої архіви. У свою чергу такі порушення можуть тягнути за собою серйозну відповідальність, адже чинним законодавством за втрату архіву передбачена санкція у вигляді анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.
У публікації зроблені пропозиції щодо внесення доповнень до чинного законодавства, основною метою яких є передача нотаріальних документів приватних нотаріусів до нотаріального архіву в упорядкованому вигляді. Пропонується відновити норми, які дозволяли приватним нотаріусам передавати документи на тимчасове зберігання до державного архіву, дозволити зберігання архівів в безпечних місцях, відмінних від робочого місця приватного нотаріуса, що мають належні умови для збереження нотаріальної таємниці, а також забезпечують захист від пошкоджень, навіть в інших регіонах, якщо це необхідно для забезпечення їх збереження.
Разом із питанням створення сховищ, у тому числі підземних, для збереження архівів, які будуть захищені від бойових дій та природних загроз, підіймається питання оцифрування документів нотаріального архіву та створення спеціальної платформи для зберігання цифрових копій документів, яка забезпечить їх належне збереження та можливість відновлення у разі втрати фізичних документів.