Використання штучного інтелекту в документообігу: перспективи та виклики
Анотація
У статті досліджено застосування штучного інтелекту для оптимізації документообігу в державних установах та організаціях. Проаналізовано ключові технології, зокрема машинне навчання, обробку природної мови (NLP) та комп’ютерний зір, і їхній потенціал для автоматизації процесів створення, класифікації, обробки, зберігання та архівування документів. Розглянуто можливості штучного інтелекту у прискоренні розгляду звернень громадян, моніторингу нормативно-правових актів та підвищенні ефективності управлінських рішень.
Особливу увагу приділено питанням безпеки, етики та ризиків, пов’язаних із впровадженням штучного інтелекту, зокрема загрозам кібербезпеки, ризику втрати конфіденційних даних, необхідності дотримання правових норм і стандартів прозорості. Виявлено ключові виклики, пов’язані з інтеграцією штучного інтелекту в існуючі інформаційні системи.
На основі аналізу сучасних наукових досліджень та практичного досвіду запропоновано рекомендації щодо ефективного впровадження штучного інтелекту в документообіг, включаючи використання механізмів багатофакторної автентифікації, регулярного аудиту інформаційних систем та підвищення рівня цифрової грамотності персоналу.
Результати дослідження можуть бути корисними для державних органів, бізнес-структур та інших організацій, які прагнуть підвищити ефективність документообігу за допомогою сучасних технологій, забезпечуючи при цьому відповідний рівень безпеки та відповідності нормативним вимогам.
Завантаження
Посилання
Baranovich, M.V. (2024). Organization of work with electronic appeals from citizens in Ukraine. URL: https://evnuir.vnu.edu.ua/handle/123456789/24428 [in Ukrainian].
Bilyk, O. (2023). Modern approaches to the implementation of electronic document management in the public administration system. Scientific Bulletin of the Vinnytsia Academy of Continuing Education. Series “Ecology. Public Management and Administration.” DOI: https://doi.org/10.32782/2786-5681-2023-4.06 [in Ukrainian].
Zhyvylo, Ye.O., Orlov, O.V. (2022). The essence of cyber security of the national segment of the state's cyberspace in the context of crisis management. Collection of scientific materials of the 22nd International Scientific Congress “Public administration of the 21st century in the context of hybrid threats” April, 248–254. [in Ukrainian].
Gasanov, Z.M. (2024). The use of artificial intelligence and automation in public services: opportunities and risks. Law. State. Technology, 23 Dec. 2024. URL: https://www.semanticscholar.org/paper/d9a037364ca72b7f535c506cec9d832d286dccd7 [in Ukrainian].
Geletska I.O., Shovdra M.M. (2024). Definition of the concept of “artificial intelligence” and its place in the civil law system of Ukraine. Galician Studies Law Sciences. URL: https://www.semanticscholar.org/paper/898f6121bfd286d51ab8d93 [in Ukrainian].
Hlybovets, A.M. (2017). Automated search for named entities in unmarked texts in Ukrainian. Artificial Intelligence, no. 2, 45–51. [in Ukrainian].
Gnenyk, M.O. (2024). Digitization and artificial intelligence in the administrative management of communities and territories. URL: https://essuir.sumdu.edu.ua/handle/
/97932 [in Ukrainian].
Kashkevich, S., Shyshatskyi, A., Dmytriieva, O., Zhyvylo, Y., Plekhova, G., Neronov, S. (2024). The development of management methods based on bio-inspired algorithms. Information and control systems: modeling and optimizations: collective monograph. Kharkiv: Technology Center Pc, 35–69. DOI: https://doi.org/10.15587/978-617-8360-04-7
Dashko, I., Mikhailichenko, L. (2024). Features of the use of artificial intelligence in the activities of enterprises. Sustainable economic development. URL: https://www.semanticscholar.
org/paper/16f903385e242c5fe377a77cb9b70e57d974a767 [in Ukrainian].
Dyachenko, M.I., Roskladka, A.A. (2024). Introduction of artificial intelligence into the incident management process. Information Technology and Society. URL: https://www.semanticscholar.org/paper/4fb5b62c6d98674d9d9f2e18afe3206560e6d40d [in Ukrainian].
Kovaleva, V.I., Litovchenko, O.Yu. (2024). Standards, implementation, and prospects for the digitization of document management in Ukraine. URL: http://journals-lute.lviv.ua/index.php/visnyk-econom/article/view/1760 [in Ukrainian].
Kovalova, V.I., Mikhailenko, D.G., Kuts, N.V. (2025). Features of the implementation of the process of automation of office work at enterprises in Ukraine. Problems of modern transformations. Series: Economics and Management, (17). DOI: https://doi.org/10.54929/2786-5738-2025-17-04-10 [in Ukrainian].
Kokoreva, O.V. (2024). The use of artificial intelligence in administrative management: advantages and risks. Economic Synergy, (4), 46–56. DOI: https://doi.org/10.53920/ES-2024-4-3 [in Ukrainian].
Koloschuk, M.S., Dyachuk, O.Yu., Okunkova, O.O., & Pirog, O.V. (2024). Artificial intelligence tools for automating penetration testing. Technical Engineering, (2(94), 121–128. DOI: https://doi.org/10.26642/ten-2024-2(94)-121-128 [in Ukrainian].
Korostin, O.O. (2024). Effectiveness of text recognition in the automation of international maritime transport using artificial intelligence. Tavriya Scientific Bulletin. Series: Technical Sciences, (3), 29–38. DOI: https://doi.org/10.32782/tnv-tech.2024.3.4 [in Ukrainian].
Kruglov, V.V., Tereshchenko, D.A. (2023). Innovations in the system of public administration. Bulletin of the National Technical University “KhPI.” Series: Current issues in the development of Ukrainian society, no. 2. DOI: https://doi.org/10.20998/2227-6890.2023.2.13 [in Ukrainian].
Onyshchenko, S., Zhyvylo, Y., Cherviak, A., Bilko, S. 2023.Determining the patterns of using information protection systems at financial institutions in order to improve the level of financial security. Eastern-European Journal of Enterprise Technologies, vol. 5, no. 13 (125), 65–76. DOI: https://doi.org/10.15587/1729-4061.2023.288175
Zhyvylo, Ye.O., Orlov, O.V. (2022). The essence of cyber security of the national segment of the state's cyberspace in the conditions of crisis management. Collected scientific materials of the 22nd International Scientific Congress “Public Administration of the 21st Century: in Conditions of Hybrid Threats”, 27 April 2022, Kharkiv, 248–254.
Mykolaets, V.A. (2023). The state of legal regulation of the use of artificial intelligence technologies. Irpin Law Journal, (1(8), 42–51. DOI: https://doi.org/10.33244/2617-4154-1(8)-2022-42-51 [in Ukrainian].
Oksyutenko, K.V. (2024). Legal foundations for the development of e-government in Ukraine in the context of European integration. Kyiv Law Journal, (3), 163–170. DOI: https://doi.org/10.32782/klj/2024.3.24 [in Ukrainian].
Osmak, A., Karpenko, Y., & Semenko, I. (2023). The use of artificial intelligence tools in network management: advantages, risks, and development. Aspects of Public Administration, 11(3), 38–42. DOI: https://doi.org/10.15421/152333 [in Ukrainian].
Parkhomenko-Kutsevyl, O. (2024). Justification for the use of artificial intelligence technologies in the public service personnel management system of Ukraine. Public Administration: Concepts, Paradigms, Development, Improvement, (8), 98–106. DOI: https://doi.org/10.31470/2786-6246-2024-8-98-106 [in Ukrainian].
Plakhov, V.Yu., Dotsenko, N.V. (2024). Automation of project performance management through the use of AI and Predictive Analytics. Tavriya Scientific Bulletin. Series: Technical Sciences, (5), 65–78. DOI: https://doi.org/10.32782/tnv-tech.2024.5.7 [in Ukrainian].
Prymyska, S.O., Krymska, A.O., Suprun, O.M. (2024). Strategies for ensuring data security in artificial intelligence systems. Tavriya Scientific Bulletin. Series: Technical Sciences, (2), 88–99. DOI: https://doi.org/10.32782/tnv-tech.2024.2.8
Zhyvylo Y., Kuz V. (2023). Risk Management of Critical Information Infrastructure: Threats-Vulnerabilities-Consequences. Theoretical and Applied Cyber Security, vol. 5, no. 2, 68–80. URL: http://surl.li/vzrhfs [in Ukrainian].
Soroka, L.V., Lutsenko-Myskiw, L.I., & Kurkova, K.M. (2024). Legal regulation of the platformization of social relations on the example of the social and labor sphere. Kyiv Law Journal, (1), 85–91. DOI: https://doi.org/10.32782/klj/2024.1.11 [in Ukrainian].
Trofimenko, O.G., Sokolov, A.V., Chikunov, P.O., Akhmametyeva, G.V.,
Manakov, S.Yu. (2024). AI in the Military Cyber Domain. Technologies and Engineering, (4), 85–92. DOI: https://doi.org/10.30857/2786-5371.2024.4.8 [in Ukrainian].
Tsyr, O.V. (2024). Digital transformation of public administration bodies: the role of ICT in optimizing management processes. Economic Synergy, (4), 171–181. DOI: https://doi.org/10.53920/ES-2024-4-12 [in Ukrainian].
Cherednyk, L.A., Yunitskaya, V.V. (2024). The use of artificial intelligence in document management and information activities. URL: https://reposit.nupp.edu.ua/bitstream/PoltNTU/
/1/%D0%AE%D0%9D%D0%B8%D1%86%D0%AC%D0%9A%D0%90%20151-155.pdf [in Ukrainian].
Shved, V., Shchur, I. (2024). The use of artificial intelligence in enterprise management. Podilsky Scientific Bulletin. URL: https://www.semanticscholar.org/paper/10d1b99a523
f52465ad55fc4218b5851470521bb [in Ukrainian].
Yakovlev, S.Y. (2023). E-government tools in Ukraine: status and prospects for development. Bulletin of the National University of Civil Protection of Ukraine. Series: Public Administration. DOI: https://doi.org/10.52363/2414-5866-2023-2-23 [in Ukrainian].
Yarovoy, T.S. (2023). Opportunities and risks of using artificial intelligence in public administration. Economic Synergy, (2), 36–47. DOI: https://doi.org/10.53920/ES-2023-2-3 [in Ukrainian].
Gelashvili, T., Pappel, I. (2021). Challenges of Transition to Paperless Management: Readiness of Incorporating AI in Decision-making Processes. 2021 Eighth International Conference on eDemocracy & eGovernment (ICEDEG), Quito, Ecuador, P. 41–46. DOI: https://doi.org/10.1109/ICEDEG52154.2021.9530905
MUC-6. URL: http://www.cs.nyu.edu/cs/faculty/grishman/muc6.html
Zhyvylo, Y. (2024). National macrofinancial stability in the context of cyber threats. Pressing Problems of Public Administration, 2(65), 347–369. DOI: https://doi.org/10.26565/1684-8489-2024-2-18.
Mahdi, Q.A., Zhyvotovskyi, R., Kravchenko, S., Borysov, I., Panchenko, I., Zhyvylo, Y., Kupchyn, A., Koltovskov, D., Boholii, S. (2021). Development of a method of structural-parametric assessment of the object state. Eastern European Journal of Enterprise Technologies, 5 (4 (113)), 34–44. DOI: https://doi.org/10.15587/1729-4061.2021.240178.
Taranych, A., Pelekhatskyi, D. (2024). Use of Artificial Intelligence in Strategic Management of Enterprises. Economy of Ukraine, 67(1(746), 54–65. DOI: https://doi.org/10.15407/economyukr.2024.01.054
