Використання сучасних цифрових технологій для налагодження системи електронного документообігу

Анотація

Набуття конкурентних переваг підприємства можливе за рахунок активного впровадження засобів цифровізації бізнес-процесів, зокрема систем електронного документообігу. Метою статті є окреслення шляхів удосконалення документообігу підприємства на основі використання засобів цифровізації (на прикладі використання функцій та інструментарію Системи електронного документообігу «АСКОД»). Визначено, що електронний документообіг потребує належного інституційного забезпечення, внесення відповідних положень організації та ведення електронного документообігу до державних стандартів, що регулюють діловодство. Впроваджувати електронний документообіг слід з урахуванням особливостей внутрішнього та зовнішнього середовища, тому сформульовано перелік їх факторів, які надалі впливають на успішність проекту цифровізації. Використання СЕД «АСКОД» дає змогу усунути загрози зовнішнього середовища, знижує ризик розголошення конфіденційної інформації. Розширена система довідників дає змогу упорядкувати внутрішню організаційну структуру та ідентифікувати осіб, відповідальних за створення документу та роботу з ним на всьому його маршруті. Доведено, що система електронного документообігу скорочує обсяги витрат часу та ресурсів, дозволяє встановити оптимальний рух документу, прискорює інформаційну підтримку управлінських рішень, дозволяє адмініструвати завдання персоналу, що призводить до підвищення продуктивності його праці.